De openbaarheidsparagraaf werd voor het eerst vastgesteld in de Programmabegroting 2023. Begin 2022 startte het concernproject Woo na een impactanalyse. Over de jaren 2022 tot en met 2024 is gerapporteerd via de paragraaf Woo, die volgens wetsartikel 3.5 nu ook wordt opgenomen in de Programmabegroting 2026. Vanuit het ‘Woo Meerjarenplan (VNG 22 april 2022)’ is de Woo onderverdeeld in:
- Openbaar maken uit eigen beweging (actief openbaar maken)
- Openbaar maken op verzoek (passief openbaar maken)
- Informatiehuishouding op orde
- Organisatorische eisen
Actief Openbaar Maken (AOM), openbaar maken uit eigen beweging
De verplichting voor het actief openbaar maken uit eigen beweging (AOM) treedt voor de 17 informatie categorieën via vier tranches in werking. Op 1 november 2024 is de eerste fase van verplichte actieve openbaarmaking ingegaan met de inwerkingtreding van de eerste tranche. De bestuursorganen zijn sinds deze datum verplicht om vijf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Per 1 april 2025 voldeed 96% van de gemeenten aan deze wettelijke eis. De gemeente Almelo voldeed in november al.
Het gaat daarbij om de volgend vijf categorieën: Wetten en algemeen verbindende voorschriften (art. 3.3, lid 1, onderdeel a), Overige besluiten van algemene strekking (art. 3.3, lid 1, onderdeel b), Vergaderstukken Staten-Generaal (art. 3.3, lid 2, onderdeel b) (geldt voor het Rijk), Informatie over organisatie en werkwijze (art. 3.3, lid 1, onderdeel d), Bereikbaarheidsgegevens (art. 3.3, lid 1, onderdeel e).
Het rijk heeft eerder aangegeven te zullen informeren over de definitieve inwerkingtredingsdata van de verschillende categorieën. De afstemming hierover vraagt meer tijd vanwege de (door)ontwikkeling van de benodigde technische voorzieningen, ook wel aanlevermethoden genoemd. Deze voorzieningen zijn noodzakelijk om openbaar gemaakte informatie toegankelijk te maken via de generieke Woo-voorziening, zodat voldaan wordt aan artikel 3.3b van de Woo. Zodra de generieke Woo-voorziening aan de gestelde eisen voldoet, zal de verplichting tot aansluiting van kracht worden.
In juli 2025 meldde de VNG dat gemeenten binnenkort eenvoudig kunnen aansluiten op open.overheid.nl, het centrale Woo-platform dat door BZK wordt ontwikkeld. Dit platform zal vanaf volgend jaar ook informatie via Open Raadsinformatie (ORI) ondersteunen.
De ORI-API is nu vastgesteld als een officiële aanlevermethode in de ontwikkeling van de centrale Woo-voorziening. Hierdoor wordt raadsinformatie uit raadsinformatiesystemen via deze koppeling automatisch naar de centrale voorziening gestuurd. Omdat de ORI-API aansluit op de centrale voorziening, wordt dubbel werk voorkomen. Veel gemeenten en leveranciers maken al gebruik van een koppeling met Open Raadsinformatie. De centrale voorziening is echter nog niet beschikbaar. Volgens de minister van BZK is de oplevering vertraagd omdat de ontwikkeling van verschillende aanlevermethoden meer tijd kost. Er vindt daarnaast overleg plaats over de kosten voor decentrale overheden. Na de zomer van 2025 volgt er een nieuwe planning. De planning voor alle bestuursorganen is wat betreft de eerste tranche uitgevoerd en de overige delen van de planning zijn achterhaald. De planning zag er eerst op de volgende manier uit:
Indicatieve verdeling in tranches en planning, per informatiecategorie (art. 3.3 Woo) voor het Rijk
Eerste tranche: | Tweede tranche: Actief openbaar per: | Derde tranche: | Vierde tranche: |
|---|---|---|---|
1a (eerste lid , onderdeel a): Wetten en algemeen | 1c (eerste lid, onderdeel c):Ontwerpen van wet- en regelgeving met | 2a (lid 2, onderdeel a): Bij vertegenwoordigende | 2k (tweede lid, |
1b (eerste lid, onderdeel b):Overige besluiten van | 2c (tweede lid, onderdeel c): Vergaderstukken decentrale overheden | 2h (tweede lid, onderdeel h): | |
2b (tweede lid, onderdeel b):Vergaderstukken Staten- | 2d (tweede lid, onderdeel d): Agenda’s en besluiten bestuurscolleges | 2f (tweede lid, onderdeel f): | |
1d (eerste lid, onderdeel d): Informatie over organisatie en werkwijze | 2e (tweede lid, onderdeel e): Adviezen | 2j (tweede lid, onderdeel i): | |
1e (eerste lid, onderdeel e): Bereikbaarheidsgegevens | 2g (tweede lid, onderdeel g): Jaarplannen | 2l (tweede lid, onderdeel l): | |
2i (tweede lid, onderdeel i): Woo-verzoeken |
De minister kan categorieën toevoegen. De gemeente mag volgens de omgekeerde “hot spot”-thema’s gegevens openbaar maken. Meer actieve openbaarheid kan het aantal Woo-verzoeken verlagen en zorgt dat inwoners dezelfde informatie hebben. Dit afwegingskader vraagt om het actief openbaar maken van relevante informatie en bevat elementen die richting kunnen geven aan de uitvoering van de inspanningsverplichting, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van dossiers waarvoor aanzienlijke maatschappelijke belangstelling bestaat. Op landelijk niveau is een interbestuurlijke werkgroep van overheidsorganisaties gestart om mee te denken over de beleidsmatige uitwerking van artikel 3.1 en advies te geven aan BZK. Daarnaast heeft het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) een verzoek ontvangen om te reflecteren op het doel en de reikwijdte van de inspanningsverplichting en hierover advies uit te brengen. Ook de Raad voor het Openbaar Bestuur heeft onlangs een advies uitgebracht over transparantie met de titel 'Betekenisvol Transparant'. Deze adviezen zullen worden meegenomen in de beleidsvorming. In het vierde kwartaal van 2025 volgt vanuit het Rijk een gezamenlijke reactie op beide adviezen.
Passief Openbaar Maken (POM), openbaar maken op verzoek
De verplichting tot openbaarmaking van ingediende informatieverzoeken op grond van de Woo, inclusief besluiten en documenten, treedt in werking met de tweede tranche. Vanaf medio 2022 zijn deze stukken te vinden op de website van gemeente Almelo onder ‘Onderwerpen’ en is de knop ‘Informatieverzoek (Woo)’ beschikbaar, waarmee gericht gezocht kan worden naar informatie. Hier zijn de reeds openbaar gemaakte Woo-besluiten en documenten te raadplegen die via deze linktoegankelijk zijn. Deze informatie kan mogelijk later ook op een ander publicatieplatform gepubliceerd worden. Tevens zijn er diverse links opgenomen naar relevante websites van verschillende overheden waar aanvullende informatie gevonden kan worden.
Indien de gewenste informatie niet gevonden wordt, is het mogelijk telefonisch contact op te nemen met de contactpersoon om samen het verzoek verder te bespreken. Mocht de informatie nog niet openbaar zijn, dan kan via de knop ‘doe een informatieverzoek’ een aanvraag worden ingediend.
Het overzicht toont de ontvangen Woo-verzoeken en de verwachte voor 2025 en 2026. Het inschatten van het aantal Woo-verzoeken is lastig. Tot op heden werd landelijk aangenomen dat het aantal Woo-verzoeken zou afnemen. Afgelopen jaar was dit echter niet het geval, maar dit kan incidenteel zijn geweest. De verwachting is bijgesteld naar boven, maar nog wel met een afname.
Passieve openbaarmaking
Woo-verzoeken | Gemeente Almelo | Landelijk streefpercentage na inwerkingtreding Woo | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Jaarverslag 2024 | Plan 2025 | Plan 2026 | Twee jaar | Vijf jaar | ||
Aantal Woo-verzoeken ontvangen jaarlijks | 57 | 45 | 40 | |||
Behandeld door gemeenten binnen de in de wet gestelde beslistermijn, in % | 37-68% | 60% | 70% | 80% | 100% | |
Het aantal waarbij contact is met verzoeker over precisering, prioritering en behandeltermijn, schriftelijk bevestigen, in % | 18-32% | 40% | 40% | 40% | 50% | |
De gemiddelde afhandelingstermijn van het Rijk was in 2021 161 dagen (rapport ‘Ondraaglijk traag’ 28 januari 2022), in 2022 167 dagen (rapport “Matglas” 9 maart 2023) en in 2023 opgelopen naar 172 zonder uitschieters (rapport “Blaadjes op het spoor’ februari 2024). En in 2024 was het 188 dagen (rapport ‘Schildpaddensoep’). Nog een verdere stijging ten opzichte van voorgaande jaren. Lokale overheden zijn sneller; de gemiddelde doorlooptijden zijn daar 83 dagen (provincies), 61 dagen (waterschappen) en 82 dagen (steekproef gemeenten).
Informatiehuishouding Op Orde
Voor het onderdeel 'Informatiehuishouding op orde' is tijdens de opstelling van de openbaarheidsparagraaf onderzocht welke criteria uit het 'Woo-Meerjarenplan (VNG 22 april 2022)' relevant zijn. Deze criteria zijn opgenomen in het onderstaande overzicht. In de kolom 'Gemeente Almelo' staat vermeld of de uitvoering gepland is, wordt uitgevoerd of is afgerond. De realisatie kan enkele jaren duren. Het op orde brengen van de informatiehuishouding is geen onderdeel van het project Woo binnen de gemeente Almelo, al zorgen onderdelen van het project Woo er wel voor dat de informatiehuishouding verbetert. Het op een juiste manier kunnen uitvoeren van de Woo (passieve en actieve openbaarmaking van documenten) vereist dat de informatiehuishouding van de gemeente op orde is. Deze onderdelen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
Gemeenten geven hun informatiehuishouding gemiddeld een 2,8 uit 5. Dit laat zien dat er nog verbeteringen mogelijk zijn, zoals betere toepassing van selectielijsten, informatiebeheerplannen maken en het archiveren van e-mails en berichten. Vng.nl
Informatiehuishouding op orde
Eis aan Informatiehuishouding | Gemeente Almelo | |
|---|---|---|
Jaarverslag 2024 | Plan 2026 | |
Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening | Almelo gekozen voor het spoor ‘bewaren bij de bron’. E-depot zal binnen de eigen organisatie worden ingericht. | Visie op digitale archivering zal worden uitgewerkt. |
Binnen de applicaties zijn selectielijsten geïmplementeerd | Wordt gestart in 2025 | Gestart in 2025 |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering | Volgt landelijke toepassing | Evalueren op landelijke voorzet |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | Volgt landelijke toepassing | Evalueren op landelijke voorzet |
Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staan, hoe het beheer is geregeld) | Maken gebruik van Blue Dolphin en Mavim | Kwaliteit wordt geëvalueerd |
Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | Onderdelen in het document moeten opnieuw aangepast / uitgewerkt worden i.v.m. andere werkwijzen na de kanteling in Join. | Wordt gestart in 2026 om een systematiek in elkaar te zeten. |
Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatie- object metagegevens gekoppeld (ook alles dat openbaar is) | Plan 2026 | Er is wel een metagegevensschema, maar nog niet vastgesteld. Plan is om het in 2026 te laten vaststellen. |
De organisatorische eisen
De organisatie is gestart als concernproject, waarbij wordt gewerkt aan communicatie, scholing, kennisdeling, samenwerking en facilitering om de stapsgewijze cultuurverandering duurzaam te realiseren. Gemeenten worden geholpen bij het implementeren van de Woo met en dankzij veel regionale en landelijke samenwerkingsinitiatieven via VNG en ministeries van BZK en OCW.
In Almelo is er aansluiting op de Woo-index en ORI. Of dat technisch aan de laatste eisen voldoet dat vraagt ook capaciteit in Almelo evenals de eisen die aan alle documenten worden gesteld. Het bestaande platform iBabs wordt hier voorlopig voor gebruikt. Of dat ook voor beschikkingen wordt ingezet is nog een afweging die moet worden gemaakt. De Woo-index wordt landelijk voorzien van vindsoftware die alle digitale documenten kan doorzoeken die zijn aangesloten. Alleen met de juiste aansluiting en status van openbaar gemaakte documenten werkt dat goed. Ook ORI wordt daarvoor geschikt gemaakt. Raadsleden kunnen evenals inwoners daardoor besluitvorming van andere gemeenten ook eenvoudig zoeken en vooral vinden.
De organisatorische eisen
Eis aan organisatie Woo-implementatie | Gemeente Almelo | Landelijk streef-% na inwerkingtreding Woo | ||
|---|---|---|---|---|
Jaarverslag 2024 | Plan 2026 | Twee jaar | Vijf jaar | |
Gemeenten zijn organisatorisch aangesloten op PLOOI1, dat is stopgezet en vervangen door de Woo-index (overheid.nl) | Ja, aangesloten | Ja | Onbekend | 100% |
Gemeenten hebben een verantwoordelijke c.q. projectleider voor de implementatie Woo | Ja, hoewel in 2024 vanaf mei tot december geen projectleider was. | Ja | 50% | 50% |
Gemeenten hebben een projectplan om de Woo te implementeren | Ja, via de openbaarheids-paragraaf in de Programma-begroting | Ja | 80% | 80% |
- PLOOI, WI = Woo-index, is er i.p.v. PLOOI = platform open overheidsinformatie dat is stop gezet. De reden hiervan was dat de ontwikkeling ervan te complex werd, leidend tot vertragingen en een onwerkbaar systeem. De verplichting treedt fasegewijs na Koninklijk Besluit in werking.